会议团队接待程序

一、销售部接待程序：
销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做以下工作：
1、及时与会务方负责人进行联络
（1）清楚了解会议性质（属勘探局接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；
（2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。
2、落实会议场地和房间数量
在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。
3、商谈价格
当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。
价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。
4、签订会议协议，收取会议押金
当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会议押金；
5、下发会议接待通知单
签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门,并保存该次会议的档案；
6、会议接待
发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪会议进程；
7、会议结账
会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助；
8、会议送别
恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受；同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人，加深友情；
9、会议结束
会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作；对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。
二、房务部接待程序：
房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到：
1、会议接待的前期工作
（1）熟悉、了解会议接待通知单的内容；
（2）了解结算方式，收费项目、联系人和费用签单人；
（3）落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间，了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加床；